พื้นที่ทำงานเปลี่ยนหลังโควิด-19

ซีบีอาร์อี บริษัทที่ปรึกษาด้านอสังหาริมทรัพย์ชั้นนำระดับโลกเผยว่า ด้วยผลกระทบจากโควิด-19 จะทำให้สำนักงานเปลี่ยนไปในเรื่องการออกแบบพื้นที่และการใช้พื้นที่ นโยบายที่เกี่ยวกับพนักงาน ทัศนคติของผู้นำ และการประเมินผลการทำงาน

ซึ่งจะเป็นปัจจัยที่เร่งให้ตลาดสำนักงานต้อง 'ปรับเปลี่ยน' จุดยืนที่มีต่อสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นและสถานที่ทำงานที่เปลี่ยนไปตามลักษณะการทำงาน (Activity-Based Workplace) ที่จะแพร่หลายในอนาคต

นายชาญวิชญ์ พสุวัต ผู้อำนวยการ ฝ่ายพัฒนาการออกแบบโครงการ ซีบีอาร์อี ประเทศไทย กล่าวว่า “โควิด-19 ต่างจากวิกฤติเศรษฐกิจโลกอื่นๆ โควิด-19 ถือเป็นบททดสอบความสามารถของบริษัทต่างๆ ในการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดว่าจะเกิดขึ้น

พื้นที่สำนักงานที่มีความยืดหยุ่นที่ได้นำกลยุทธ์ด้านการจัดพื้นที่มาใช้สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างราบรื่น ขณะที่มีสถานการณ์ดังกล่าวกลายเป็นบทเรียนที่ยากสำหรับองค์กรทั่วไปที่มีพื้นที่สำนักงานแบบดั้งเดิม ซึ่งทำให้ที่มีความพร้อมน้อยกว่าในการรับมือกับมาตรการการกักตัวและการล็อกดาวน์ของภาครัฐ”

ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา บริษัทที่ไม่ยืดหยุ่นในเรื่องรูปแบบการทำงานต้องประสบกับความยากลำบากในการหาและโยกย้ายพนักงานที่ทำงานประจำสำนักงานและการดำเนินงานต่างๆ ตามนโยบายการทำงานจากที่บ้าน  ขณะเดียวกัน มาตรการด้านสุขภาพและความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น นโยบายรักษาความสะอาดของโต๊ะทำงาน และการป้องกันการติดเชื้อได้กลายเป็นสิ่งที่สำคัญอันดับแรกๆ

การแพร่ระบาดใหญ่ครั้งนี้ยังทำให้เห็นถึงความสำคัญของ 'การจัดทำประวัติพนักงาน' ซึ่งเพิ่มเติมรายละเอียดว่า พนักงานคนใดที่จำเป็นต่อการทำงานในสำนักงานมากที่สุด และพนักงานคนใดที่อาจไม่จำเป็นต้องทำงานในสำนักงานแบบเต็มเวลา เช่นเดียวกันกับที่บริษัทฯจะได้เห็นความสำคัญของการนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานสำหรับพนักงานที่ได้ลองทำงานนอกสำนักงานเป็นครั้งแรก

ในขณะนี้ ความต้องการพื้นที่สำนักงานและกลยุทธ์ด้านการประหยัดค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งที่ผู้บริหารองค์กรต่างคำนึงถึงเป็นอันดับต้นๆ  จากการสำรวจความคิดเห็นผู้เช่าพื้นที่สำนักงานทั่วโลกปี 2563 โดยซีบีอาร์อี พบว่าผู้ตอบแบบสำรวจ 41% ให้ความเห็นว่าความสำคัญของพื้นที่สำนักงานลดลงเพียงเล็กน้อยเท่านั้น และ 38% กล่าวว่ายังคงมีความสำคัญเหมือนเดิม

นายชาญวิชญ์ กล่าวว่า “พื้นที่สำนักงานจะยังคงมีความสำคัญ หรืออาจมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม ความต้องการทำงานร่วมกันและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักบุคคลซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานของทุกสังคมนั้นเป็นส่วนสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี การตัดสินใจในเรื่องสำคัญและการเสริมสร้างการทำงานเป็นทีมยังคงต้องอาศัยการประชุมแบบพบหน้ากันอยู่”

การเปลี่ยนพื้นที่ทำงานที่เป็นกลยุทธ์ระยะยาวจะมุ่งเน้นไปที่การปรับเปลี่ยนการออกแบบและการใช้พื้นที่มากกว่าเรื่องปริมาณพื้นที่ที่ต้องการใช้ ซึ่งหมายถึงการเปลี่ยนนิยามของงานที่ต้องทำที่สำนักงานและงานที่สามารถทำที่บ้านได้ และสร้างสำนักงานที่ช่วยก่อให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูงในการทำงาน หรือสำนักงานแบบไฮบริดที่สอดคล้องกับนโยบายที่เกี่ยวกับพนักงาน

ผลสำรวจล่าสุดโดยแผนกวิจัย ซีบีอาร์อี ยังเผยให้เห็นว่า บริษัทต่างๆ กำลังพิจารณากลยุทธ์ระยะยาวเพราะ 70% ของผู้ตอบแบบสำรวจเห็นว่าเป็นเรื่องที่ดีที่จะกำหนดกลยุทธ์ระยะยาวด้านอสังหาริมทรัพย์ในช่วงที่มีการแพร่ระบาด และ 73% มีแผนที่จะรวมพื้นที่ทำงานแบบยืดหยุ่นไว้ในกลยุทธ์ในอนาคต

“แนวโน้มสู่การเป็นสถานที่ทำงานที่เปลี่ยนไปตามลักษณะการทำงานจะเป็นดีเอ็นเอของกลยุทธ์สำหรับสำนักงานต่างๆ ในอนาคต การสร้างทางเลือก เช่น โต๊ะทำงานตามหลัก Ergonomics พื้นที่ทำงานแบบชั่วคราว (Touch Down Area) ห้องประชุมขนาดเล็กพร้อมใช้ (Huddle Room) พื้นที่ประชุมแบบเปิด คาเฟ่ในสำนักงาน หรือโต๊ะทำงานร่วมกันในพื้นที่เปิด

ซึ่งพนักงานสามารถสลับระหว่างการประชุมทีมและการทำงานแบบต้องใช้สมาธิได้อย่างง่ายดาย” นายชาญวิชญ์ กล่าว ในแง่ของการทำงานจากที่ใดก็ได้ในระยะยาว ขนาดขององค์กรและเทคโนโลยีที่นำมาใช้จะเป็นปัจจัยสำคัญในการกำหนดรูปแบบความต้องการพื้นที่ทำงาน”

นางสาวรุ่งรัตน์ วีระภาคย์การุณ ผู้อำนวยการและหัวหน้าแผนกพื้นที่สำนักงาน ซีบีอาร์อี ประเทศไทย กล่าวเสริมว่า “เพื่อประเมินแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan) ให้ตรงกับความต้องการที่เพิ่มขึ้น ผู้ให้บริการเช่าพื้นที่ทำงานแบบยืดหยุ่นหรือเจ้าของอาคารสำนักงานที่ปล่อยเช่าพื้นที่แบบผสมผสานระหว่างพื้นที่แบบปกติและพื้นที่แบบยืดหยุ่น (Core and Flex Model) จะโดดเด่นกว่าคู่แข่งอื่นๆ ในตลาดและมีแนวโน้มที่จะมีพื้นที่ว่างน้อยกว่า”

สำนักงานที่มีการนำเทคโนโลยีแบบไร้สัมผัสเข้ามาใช้เพื่อสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานตามความจำเป็นในการรักษาระยะห่าง เช่น ประตูอัตโนมัติ เครื่องจ่ายเจลแอลกอฮอล์อัตโนมัติ การสแกนใบหน้าหรือม่านตา หรือการสแกนผ่านบลูทูธแทนการสแกนลายนิ้วมือ  จะเป็นสิ่งที่ผู้เช่าพื้นที่คาดหวังเช่นกัน 

เพื่อเป็นการเตรียมรับมือกับความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา ในปัจจุบัน ทัศนคติของผู้นำองค์กรหลายรายเกี่ยวกับกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนจากการให้พื้นที่ส่วนตัวแก่พนักงานไปสู่การมองหาทางเลือกเพื่อปรับเปลี่ยนและออกแบบพื้นที่ทำงานใหม่ รวมถึงปรับนโยบายที่เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นด้วย