ระบบการบริหารทรัพย์สิน คอนโดมิเนี่ยม ภายใต้ข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุด และพระราชบัญญัติอาคารชุด

ระบบการบริหารทรัพย์สิน "คอนโดมิเนี่ยม" ภายใต้ข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุด และพระราชบัญญัติอาคารชุด กำหนดให้มีขั้นตอนการปฏิบัติ การทำงาน การควบคุม ดูแล และการตรวจสอบอย่างเป็นระบบ เริ่มตั้งแต่ที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วมเป็นผู้มีอำนาจแต่งตั้งตัวแทนเจ้าของร่วม ปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะ "คณะกรรมการ" จำนวนไม่น้อยกว่า ๓ ราย แต่ไม่เกิน ๙ ราย คณะกรรมการ อาจได้รับการตรวจสอบการปฏิบัติงานจากเจ้าของร่วม นอกจากนี้ คณะกรรมการ ยังมีอำนาจ หน้าที่ให้นโยบายบริหาร กำกับ ควบคุม ดูแล และตรวจสอบบุคคล ซึ่งปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะ ผู้จัดการ สำหรับผู้จัดการซึ่งได้รับการแต่งตั้งโดยมติของที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม เป็นผู้แทนของนิติบุคคลอาคารชุด ตลอดจนการนำมติของที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วมปฏิบัติ ทั้งนี้ เพื่อให้การบริหารทรัพย์สิน (ทรัพย์ส่วนกลาง) สัมฤทธิ์ผล ภายใต้ข้อบังคับ มติที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม และพระราชบัญญัติอาคารชุด

ปัจจุบัน ระบบการบริหารทรัพย์สิน "คอนโดมิเนี่ยม" ภายใต้ข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุด และพระราชบัญญัติอาคารชุด มักพบเห็นอยู่ด้วยกัน ๓ ประเภท ประเภทแรก ได้แก่ นิติบุคคลอาคารชุดโดยความเห็นชอบของที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม และ / หรือ คณะกรรมการ อนุมัติการจ้าง "มืออาชีพ" หรือ Professional Outsource นิติบุคคล บริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนสามัญ รองรับการบริหารทรัพย์สินโดยผู้จัดการเป็นผู้แทนนิติบุคคลอาคารชุด ลงนามอนุมัติการจ้างในหนังสือสัญญาจ้างแทนเจ้าของร่วม คณะกรรมการ ประเภทที่สอง ได้แก่ นิติบุคคลอาคารชุดอนุมัติการจ้าง "บุคคลธรรมดา" หรือการจ้างงานตรงต่อบุคลากร ตามจำนวน อัตรา -  ตำแหน่ง ตามความจำเป็น เหมาะสม รองรับการบริหารทรัพย์สิน "คอนโดมิเนี่ยม" และประเภทสุดท้าย ได้แก่ บุคคล ซึ่งปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะ ผู้จัดการ ไม่เลือก (ใช้) ทั้งรูปแบบแรก และสอง กลับมาใช้วิธีการบริหารทรัพย์สินด้วยการเข้าปฏิบัติงานในอาคารชุดด้วยตนเองเป็นต้น

อนึ่ง ระบบการบริหารทรัพย์สิน "คอนโดมิเนี่ยม" ทั้ง ๓ รูปแบบ (ประเภท) ดังกล่าวข้างต้น เห็นว่ามีทั้ง "ข้อดี " และ "ข้อเสีย" อาจกล่าวไม่ได้ว่ารูปแบบ ประเภทใดเหมาะสม หรือดีที่สุด ยกตัวอย่างเช่น กรณีนิติบุคคลอาคารชุดอนุมัติรูปแบบการจ้าง นิติบุคคล "มืออาชีพ" หรือ Professional Outsource รองรับการบริหารทรัพย์สิน และการให้บริการแก่เจ้าของร่วม ย่อมต้องมีภาระค่าใช้จ่าย (ค่าบริการ) เป็นเงินจำนวนมากในแต่ละเดือน - ปี ได้รับความสะดวกสบาย เป็นการแบ่งเบาภาระทั้งผู้จัดการ และคณะกรรมการในระดับหนึ่ง อีกทั้งมีความแม่นยำ ถูกต้องในการใช้ข้อบังคับ และพระราชบัญญัติอาคารชุด การให้บริการเป็นมืออาชีพ  รวมถึงสามารถส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีต่อนิติบุคคลอาคารชุดในอีกทางหนึ่งด้วย แต่อาจมี "ข้อเสีย" ได้แก่ อาจมีระบบการพิจารณา และขั้นตอนสั่งการจากต้นสังกัด อาจทำให้งานบางเรื่อง เกิดความล่าช้า เป็นต้น หรือกรณีนิติบุคคลอาคารชุด อนุมัติการจ้างบุคคลธรรมดา หรือการจ้างตรง อาจมีข้อดี ได้แก่ ประหยัดค่าใช้จ่าย การควบคุม ดูแล กระทำได้ง่าย และสามารถสั่งการได้โดยตรง ทันท่วงที แต่อาจมีข้อเสีย ได้แก่ การขาดระบบการตรวจสอบ การควบคุม ดูแลบุคลากร อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้ และยากต่อการติดตามตัว ตลอดจนความรับผิดชอบในความเสียหายที่เกิดขึ้น เป็นต้น หรือกรณีนิติบุคคลอาคารชุด อนุมัติการจ้างผู้จัดการโดยตรง ทำหน้าที่ หรือปฏิบัติหน้าที่ให้แก่นิติบุคคลอาคารชุด อาจมีข้อดี ได้แก่ ทุกข์ร้อน หรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจสามารถแก้ไขได้ทันท่วงที  แต่อาจมีข้อเสีย ได้แก่ การขาดการตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่ ขาดความเป็นกลาง หรือขาดความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ ความชำนาญ ฯลฯเป็นต้น

อย่างไรก็ดี สำหรับท่านซึ่งเป็นผู้บริโภค ผู้ซื้อ ผู้ประกอบการ ผู้พัฒนาที่ดิน คณะกรรมการ ตลอดจนผู้จัดการที่คลุกคลี มีประสบการณ์ ความชำนาญกับระบบอาคารชุด โดยเฉพาะการบริหารทรัพย์สิน หรือการให้บริการหลังการขาย อาจได้พบ ได้เห็น ได้ยินข่าวสาร ซึ่งปรากฏตามสื่อสิ่งพิมพ์ อินเทอร์เน็ต ประชาสัมพันธ์ความเสียหายที่เกิดขึ้นกับนิติบุคคลอาคารชุด หรือความขัดแย้งอันเกิดจากผลประโยชน์อาคารชุด (Conflict of Interests) "บ่อยครั้ง" มักเกิดจากเรื่องต่างๆ ดังนี้

๑. บุคลากรขาดคุณภาพ ด้อยประสบการณ์ ขาดการฝึกอบรม และการให้บริการน้ำใจต่อ "ผู้ว่าจ้าง"

๒. ปฏิบัติหน้าที่โดยมิชอบ ขาดความซื่อสัตย์ สุจริต ในวิชาชีพ

๓. ขาดบุคลากรกะทันหัน ไม่สามารถสรรหาบุคลากรอื่นที่เหมาะสมเข้าปฏิบัติหน้าที่ และให้บริการ ทดแทนได้

๔. ขาดการตรวจสอบ การกำกับ การควบคุม ดูแล จนเป็นเหตุให้เกิดความเสียหาย และการร้องเรียนของเจ้าของร่วม ผู้พักอาศัย

๕. บุคลากรแสวงหาผลประโยชน์ในทางมิชอบ ไม่ถูกต้อง

๖. ผู้จัดการ "ไม่กินเส้น ไม่ลงรอย" กับคณะกรรมการ จนเป็นเหตุให้เกิดการฝ่าฝืนคำสั่ง หรือไม่ปฏิบัติตามมติ หรือนโยบายตามที่มอบหมาย

๗. เกิดความขัดแย้งระหว่างกรรมการกับกรรมการด้วยกันเอง

๘. ขาดการวางระบบ การตรวจสอบ การคานอำนาจ การถ่วงดุล จนอาจเป็นเหตุให้เกิดการล้ำเส้น หรือก้าวก่ายหน้าที่ของอีกฝ่าย

๙. ขาดการคานอำนาจการอนุมัติเช็คค่าใช้จ่าย ระหว่างผู้จัดการกับคณะกรรมการ

๑๐. เจ้าของร่วม "เอาหูไปนา เอาตาไปไร่" และขาด "คนกลาง" ไกล่เกลี่ยปัญหา หรือข้อพิพาทที่เกิดขึ้น

ประเด็นความขัดแย้ง อันเกิดจาก "ฝนตกไม่ทั่วฟ้า" ในระบบอาคารชุด คอนโดมิเนี่ยม โดยเฉพาะประเด็นการบริหารทรัพย์สิน (Condominium Management) ส่วนใหญ่เกิดจาก "แอบกินคนเดียว ไม่บอกใคร" ซึ่งมักเกิดจากรูปแบบ หรือประเภทการจ้างผู้จัดการ และบุคลากรโดยตรง ไม่ผ่าน มืออาชีพ "Professional Outsource" ได้แก่ เรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้

๑. "โครงการขายได้น้อย ขาย - เช่าไม่ได้"

ภาระค่าส่วนกลาง อาจกลายเป็นแรงกดดันแก่ผู้ประกอบการ หรือผู้ซื้อห้องชุดที่ถือครองกรรมสิทธิ์ห้องชุดจำนวนมาก เหตุเพราะทั้งข้อบังคับ และพระราชบัญญัติอาคารชุดกำหนด บังคับให้ชำระค่าส่วนกลางทุกห้อง ถึงแม้จะขายไม่ได้ หรือให้เช่าไม่ได้ก็ตาม *ไม่ชำระไม่ได้* เมื่อไม่ชำระ (ทั้งหมด)อาจกลายเป็นคดีความในศาล หรือกระทบต่อภาพลักษณ์ ชื่อเสียงของผู้เป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์ห้องชุด ทางออก อาจเป็นทางซึ่งไม่ถูกต้อง เหมาะสม จนกลายเป็น "ฝนตกไม่ทั่วฟ้า" ในที่สุด

๒. "ประกอบธุรกิจ (ถูกต้อง) แอบแฝง"

ข้อเสียของการจ้างผู้จัดการ หรือบุคลากรตรง ได้แก่ การไม่สามารถตรวจสอบ กำกับผู้จัดการ หรือบุคลากรได้อย่างเต็มที่ บุคลากร ผู้จัดการบางราย อาจอาศัยเวลางาน ประกอบธุรกิจการเป็นตัวแทน นายหน้า จัดหาห้องชุดขาย หรือให้เช่าแก่บุคคล นิติบุคคลภายนอก เป็นการเบียดบังเวลางาน อาจก่อให้เกิดการบริหารงานที่ขาดประสิทธิภาพ และความเสียหายได้ เมื่อฝนตกไม่ทั่วฟ้า ทั้งผู้จัดการ บุคลากร อาจอยู่ปฏิบัติหน้าที่ไม่ได้

๓. "ปฏิบัติหน้าที่ไม่เต็มเวลา แต่รับค่าจ้างเท่าเดิม" 

เมื่อผลประโยชน์ ซึ่งเป็นค่าจ้างตอบแทนได้รับจำนวนน้อย บุคลากร ลูกจ้าง อาจอาศัยช่องทางหารายได้ในทางอื่น รับงานบริหารทรัพย์สินแห่งอื่นตามในภายในภายหลัง

๔. "ได้ Supplier รายเดิม บ่อยครั้ง"

นอกจากนิติบุคคลอาคารชุดจะมีคู่สัญญาการให้บริการประจำโดยปกติแล้ว ยังอาจมีงานจัดซื้อ จัดจ้างผู้รับเหมารายอื่น ประกอบการบริหารทรัพย์สินเพิ่มเติมด้วย หากคณะกรรมการ ผู้จัดการ ขาดการตรวจสอบรายละเอียด หรือไม่เปลี่ยนแปลง Supplier อาจกลายเป็นการหาผลประโยชน์ รับเปอร์เซ็นต์ ส่วนแบ่งจาก Supplier รายเดิม และ

๕. "ขาดระบบการตรวจสอบ ถ่วงดุล และการคานอำนาจ"

โดยเฉพาะการอนุมัติค่าใช้จ่ายจากบัญชีเงินฝากธนาคารของนิติบุคคลอาคารชุด องค์กรมาตรฐาน สากลทั่วไป มักวางระบบการตรวจสอบ การถ่วงดุล และการคานอำนาจ ซึ่งกัน และกัน เพื่อป้องกันมิให้เกิดการทุจริต คอรัปชั่น แต่ระบบอาคารชุด หากขาดการวางระบบดังกล่าว อาจกลายเป็นผลเสียต่อเจ้าของร่วม และนิติบุคคลอาคารชุดในที่สุด